Cách thuê trợ lý ảo cho trang web WordPress của bạn (Mẹo của chuyên gia)
Bạn đang tự hỏi làm thế nào để thuê trợ lý ảo cho trang web WordPress của mình?
Điều hành một doanh nghiệp là rất nhiều công việc. Nhưng nếu bạn không duy trì trang web WordPress của mình đúng cách thì bạn có thể thấy lưu lượng truy cập và doanh số bán hàng của mình nhanh chóng giảm xuống. Tin vui là bạn có thể nhờ trợ lý ảo (VA) để quản lý trang web cho mình.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm hiểu cách thuê trợ lý ảo WordPress để có thể tập trung vào các hoạt động quan trọng nhất trong doanh nghiệp của mình.
Trợ lý ảo là gì?
Trợ lý ảo (VA) là một nhà thầu độc lập giúp hỗ trợ doanh nghiệp của bạn từ xa.
Họ xử lý tất cả các công việc lặp đi lặp lại hoặc tốn thời gian mà bạn không có thời gian hoặc không thể nhờ sự trợ giúp. Đây có thể là các nhiệm vụ như lên lịch cuộc hẹn, quản lý lịch của bạn hoặc thậm chí gửi email.
Không giống như người quản lý văn phòng hoặc trợ lý điều hành, trợ lý ảo thực hiện công việc của họ hoàn toàn từ xa. Ngoài ra, VA thường được sử dụng cho các nhiệm vụ đơn giản hơn, trong khi trợ lý điều hành được tin cậy để thực hiện các hoạt động phức tạp hơn đòi hỏi nhiều kinh nghiệm hơn.
Tại sao bạn cần thuê trợ lý ảo cho trang web WordPress của mình?
Quản lý trang web WordPress có nghĩa là chịu trách nhiệm giữ các bản sao lưu trang web, cập nhật plugin và chủ đề cũng như các bản cập nhật cốt lõi của WordPress.
Nếu bạn không bảo trì trang web của mình thì trang web đó có thể có nguy cơ bị hack, gặp phải thời gian ngừng hoạt động hoặc thậm chí có thời gian tải chậm. Và điều đó có thể trực tiếp khiến bạn mất đi lượng khách truy cập, thậm chí là khách hàng.
Nếu bạn không có thời gian để duy trì trang web của mình hoặc không biết cách thực hiện thì bạn có thể muốn thuê một trợ lý ảo.
Trợ lý ảo của bạn sẽ chịu trách nhiệm trợ giúp từ xa các tác vụ liên quan đến WordPress. Họ có thể thực hiện nhiều nhiệm vụ khác nhau ngoài việc bảo trì, chẳng hạn như:
Hỗ trợ kỹ thuật: Thực hiện sao lưu WordPress thường xuyên, cập nhật chủ đề và plugin WordPress của bạn, tối ưu hóa hiệu suất trang web, v.v.
Quản lý nội dung: Thực hiện cập nhật nội dung cho SEO, lên lịch đăng bài và quản lý nhận xét.
Hỗ trợ khách hàng: Trả lời các bài đăng trên blog và nhận xét trên mạng xã hội, tương tác với khán giả của bạn và lên lịch các cuộc hẹn.
Hỗ trợ thương mại điện tử: Nếu bạn sở hữu một cửa hàng trực tuyến thì bạn có thể yêu cầu VA xử lý đơn đặt hàng, quản lý danh sách sản phẩm và xử lý các yêu cầu của khách hàng. Hoặc họ có thể thực hiện các nhiệm vụ nhập dữ liệu như cập nhật mức tồn kho hoặc giá cả.
Thiết kế: Nếu họ có kỹ năng thiết kế hoặc viết mã thì VA có thể thay đổi bố cục, điều chỉnh kiểu dáng hoặc thậm chí tạo hình ảnh.
VA có thể loại bỏ khối lượng công việc của bạn để bạn có thể tập trung vào các hoạt động có mức độ ưu tiên cao hơn nhằm thúc đẩy doanh thu cho doanh nghiệp của mình.
Để dễ hình dung, giả sử thời gian của bạn trị giá 50 USD một giờ. Nhiều nhiệm vụ hành chính có thể được VA thuê ngoài với giá từ 5 đến 25 USD mỗi giờ. Kết quả là số giờ bạn có thêm sẽ cho phép bạn kiếm được nhiều tiền hơn.
Thuê VA có thể là bước đi tốt nhất bạn có thể thực hiện trong doanh nghiệp của mình. Như đã nói, đây là cách bạn có thể xây dựng một đội ngũ VA đáng tin cậy.
1. Quyết định những nhiệm vụ nào sẽ thuê ngoài và ghi lại quy trình của bạn
Điều đầu tiên bạn cần làm là lập danh sách các nhiệm vụ bạn muốn trợ lý ảo WordPress của mình thực hiện.
Điều này sẽ giúp bạn lọc VA để chỉ những VA phù hợp với nhu cầu của bạn. Như đã đề cập trước đó, có hàng tá nhiệm vụ mà trợ lý có thể xử lý giúp bạn.
Giả sử đây là tất cả các nhiệm vụ bạn hiện đang tự mình thực hiện, bạn nên ghi lại toàn bộ quá trình và tạo ra các hướng dẫn để họ tuân theo. Có nhiều cách hiệu quả để ghi lại quá trình:
Sử dụng Snagit để ghi lại màn hình của bạn và ghi lại mọi cú nhấp chuột bạn thực hiện cho mỗi tác vụ.
Tạo danh sách kiểm tra hoặc trung tâm tài nguyên trong Notion. Bạn có thể cần bao gồm các hướng dẫn, tập lệnh và mẫu để làm theo.
Điều này không chỉ giúp bạn dễ dàng tiếp nhận các thành viên mới trong nhóm mà còn giúp viết bản mô tả công việc chính xác hơn và tìm được ứng viên phù hợp cho vai trò này.
Đây là ví dụ về hình thức của trung tâm tài nguyên trên Notion.
Bạn có thể gắn thẻ từng tài liệu theo loại nhiệm vụ.
Trong mỗi tài liệu, chúng tôi đã bao gồm các hướng dẫn từng bước cùng với ảnh chụp màn hình để giúp hướng dẫn VA thực hiện một nhiệm vụ.
2. Viết danh sách công việc chính xác
Nếu bạn muốn tìm được trợ lý ảo WordPress phù hợp thì bạn sẽ phải viết một bản mô tả công việc hấp dẫn, thu hút những người có phẩm chất và kỹ năng mà bạn cần.
Điều này phục vụ như một bộ lọc để xác định ứng viên phù hợp. Một bài đăng tuyển trợ lý ảo hiệu quả nên bao gồm:
Phạm vi công việc: Nêu các nhiệm vụ và trách nhiệm mà VA sẽ đảm nhiệm. Bạn nên nêu rõ tình trạng sẵn sàng dự kiến và liệu bạn đang muốn đảm nhận vai trò toàn thời gian hay bán thời gian.
Kỹ năng cần thiết: Chỉ định các kỹ năng và trình độ bạn đang tìm kiếm. Ngoài ra, hãy liệt kê các công cụ và phần mềm mà VA cần biết cách sử dụng, chẳng hạn như WordPress CMS.
Kinh nghiệm: Đề cập đến mức độ kinh nghiệm mà bạn đang tìm kiếm, cho dù đó là cấp độ đầu vào hay người có số năm kinh nghiệm cụ thể.
Ngân sách: Đặt ngân sách và cho biết sở thích của bạn về mức giá theo giờ hoặc hợp đồng có giá cố định.
Bạn có thể bao gồm càng chi tiết thì càng tốt. Ví dụ: đây là hình thức của một tin tuyển dụng.
3. Biết nơi tìm trợ lý ảo hàng đầu
Khi bạn đã chuẩn bị sẵn tài liệu và viết quảng cáo việc làm, bạn đã sẵn sàng bắt đầu tìm kiếm trợ lý ảo.
Các trang web dành cho người làm việc tự do là điểm khởi đầu tuyệt vời để tìm một VA tận tâm, đặc biệt khi bạn có nhu cầu cụ thể.
Mặc dù bạn có thể đi theo con đường truyền thống là thuê trợ lý ảo thông qua bảng việc làm, nhưng các nền tảng dành cho người làm việc tự do có một số lợi ích, chẳng hạn như:
Hệ thống đánh giá để xem cách họ làm việc với khách hàng trước đó
Thanh toán toàn cầu và lập hóa đơn dễ dàng
Tính năng trò chuyện để thảo luận chi tiết dự án và chia sẻ tệp
Các khoản thanh toán được thực hiện thông qua dịch vụ ký quỹ, vì vậy bạn sẽ chỉ thanh toán cho công việc đã hoàn thành
Như đã nói, chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu những nền tảng làm việc tự do này:
Có thể mã hóa
Codeable là một nền tảng làm việc tự do WordPress đáng tin cậy giúp kết nối bạn với các chuyên gia WordPress. Bạn có thể tìm thấy các chuyên gia trong hầu hết các lĩnh vực của WordPress, bao gồm:
Phát triển và tùy chỉnh chủ đề và plugin
Phát triển thương mại điện tử
Phát triển web WordPress tùy chỉnh
Thiết kế web
API và tích hợp
Khắc phục sự cố và bảo trì
Bảo mật và hiệu suất
Về cơ bản, nếu bạn gặp rắc rối với khía cạnh kỹ thuật của WordPress và muốn các chuyên gia có trình độ chuyên môn xử lý vấn đề đó cho bạn thì Codeable là một lựa chọn tuyệt vời. Và vì nền tảng này chỉ chấp nhận 2% số người đăng ký hàng đầu nên bạn có thể chắc chắn rằng mình đang làm việc với các chuyên gia WordPress lành nghề.
Nâng cấp
Upwork là một trong những thị trường việc làm tự do lớn nhất hiện có, với hơn 12 triệu người làm việc tự do đã đăng ký trên nền tảng này.
Không giống như Codeable, bạn có thể tìm thấy trợ lý ảo với nhiều kỹ năng hơn. Điều đó cho phép bạn tìm các chuyên gia cho các nhiệm vụ khác nhau ngoài WordPress.
Vì có nhiều người dùng hơn trên nền tảng nên rất có thể bạn sẽ tìm được trợ lý ảo trong phạm vi ngân sách của mình.
Upwork cũng hiển thị lời chứng thực và điểm thành công trong công việc trên hồ sơ của mỗi người làm việc tự do để bạn có thể xem hồ sơ theo dõi của họ. Trên hết, Upwork cho phép bạn duyệt tìm nhân tài, nhắn tin trực tiếp cho họ và thậm chí mời họ đăng ký.
Mặc dù bạn có thể chọn một trang như Fiverr để thay thế, nhưng nó có thể phù hợp hơn cho các dự án một lần thay vì vai trò định kỳ như VA.
Tổng số
Toptal là một nền tảng làm việc tự do nổi tiếng với nền tảng sàng lọc nghiêm ngặt, chỉ chấp nhận 3% số người đăng ký hàng đầu.
Những người làm việc tự do phải vượt qua năm bước của quy trình sàng lọc, bao gồm đánh giá tiếng Anh toàn diện và đánh giá dự án.
Không giống như các nền tảng khác, Toptal có cách tiếp cận tùy chỉnh hơn. Một thành viên trong nhóm sẽ gọi điện cho bạn để thu thập các yêu cầu và sở thích về nhân tài. Từ đó, họ sẽ giới thiệu cho bạn người phù hợp với công việc của bạn từ mạng lưới nhân tài đã được chuyên gia đánh giá cao của họ.
Quá trình kết hợp được cá nhân hóa này đảm bảo rằng bạn làm việc với các trợ lý ảo có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp cho các nhiệm vụ WordPress của bạn. Và nó giúp bạn không phải sàng lọc hàng nghìn hồ sơ và tự mình điều phối các cuộc phỏng vấn.
Toptal thậm chí còn có tính năng theo dõi thời gian và lập hoá đơn chuyên dụng có tên TopTracker. Với dịch vụ này, bạn có thể dễ dàng theo dõi giờ làm việc và thực hiện thanh toán qua PayPal, Payoneer hoặc chuyển khoản ngân hàng trực tiếp. Nhưng bạn cũng có thể sử dụng công cụ theo dõi thời gian chuyên dụng như TimeDoctor.
4. Phỏng vấn ứng viên đủ tiêu chuẩn
Sau khi đăng tin tuyển dụng được vài ngày, bạn sẽ thấy các đơn đăng ký tràn ngập. Việc sàng lọc ứng viên có thể là một công việc vặt, nhưng đó là điều bắt buộc nếu bạn muốn tìm được người phù hợp.
Bạn cần thu hẹp danh sách ứng viên của mình thành những ứng viên đáp ứng được trình độ của bạn. Từ đó, bạn có thể chọn yêu cầu ứng viên trải qua bài kiểm tra kỹ năng. Điều này lọc ra những ứng viên đơn giản là không có đủ kỹ năng để thực hiện công việc.
Ví dụ: bạn có thể tạo một trang web WordPress giả và yêu cầu họ thực hiện sao lưu toàn bộ trang web, khắc phục sự cố phổ biến hoặc tối ưu hóa bài đăng trên blog cho SEO. Danh sách các nhiệm vụ bạn đã thực hiện sẽ giúp bạn quyết định cách sàng lọc ứng viên của mình.
Sau đó, bạn có thể chọn ra một số ứng viên đạt điểm cao nhất và có đủ năng lực nhất cho công việc. Bạn sẽ cần phỏng vấn những ứng viên tiềm năng đó qua Google Meet hoặc Zoom.
Đến bây giờ, bạn biết rằng các ứng viên có khả năng thực hiện được vai trò đó. Nhưng bạn cũng sẽ muốn biết liệu họ có phù hợp với văn hóa công ty của bạn hay không. Đánh giá cách họ thích làm việc trong môi trường nhóm, giải quyết vấn đề trong các tình huống chưa biết hoặc ưu tiên các nhiệm vụ, đặc biệt là khi xử lý nhiều trách nhiệm.
5. Thuê và đào tạo Trợ lý ảo mới
Nói chung, bạn sẽ tuyển dụng ứng viên gây được ấn tượng tốt nhất. Đảm bảo yêu cầu bất kỳ nhân viên mới nào ký Thỏa thuận nhà thầu độc lập. Hợp đồng này nêu rõ các điều khoản, bao gồm phạm vi công việc và điều khoản thanh toán.
Ngoài ra, nó còn nêu chi tiết các quyền sở hữu trí tuệ, điều quan trọng cần phải làm rõ, đặc biệt khi xử lý nội dung, thiết kế trang web hoặc các yếu tố sáng tạo khác.
Với phần mềm như signNow, bạn có thể tạo thỏa thuận ở định dạng PDF và mời nhân viên mới ký hợp đồng.
Nhưng trước khi VA mới của bạn bắt đầu, bạn cũng nên có sẵn quy trình giới thiệu.
Tất cả những gì bạn phải làm là sử dụng công cụ quản lý dự án để tạo một loạt nhiệm vụ triển khai cần được hoàn thành nhằm giúp VA bắt kịp tốc độ.
Bạn có thể sử dụng Asana để chỉ định danh sách kiểm tra các nhiệm vụ nhằm hỗ trợ triển khai trợ lý ảo mới của mình. Mỗi thành viên mới trong nhóm sẽ trải qua một loạt các mục hành động để làm quen với công ty của bạn và cách bạn vận hành. Trong danh sách kiểm tra, cần phác thảo những thứ như:
Sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty bạn
Truy cập vào đăng nhập trang web WordPress và các công cụ khác
Tài liệu và đào tạo về cách thực hiện nhiệm vụ
Truy cập vào các công cụ giao tiếp nhóm để cộng tác (ví dụ: sử dụng Slack là một cách tuyệt vời để trò chuyện trực tiếp với VA hoặc bạn có thể tạo một kênh chuyên dụng để đưa ra thông báo cho toàn bộ nhóm của mình.
Bạn có thể chỉ cần thêm liên kết đến trung tâm tài nguyên mà bạn đã tạo trước đó bằng Notion hoặc phần mềm tương tự.
Khi thêm quyền và vai trò vào WordPress và phần mềm khác, điều quan trọng là bạn phải sử dụng trình quản lý mật khẩu như 1Password.
Phần mềm này sẽ tạo và lưu trữ mật khẩu mạnh, duy nhất cho mỗi tài khoản, có thể giúp ngăn chặn bất kỳ ai xâm nhập vào trang web WordPress của bạn.
Thay thế: Sử dụng Dịch vụ bảo trì WP
Bạn có thể quyết định rằng bạn chưa sẵn sàng thuê VA, vì bạn không có đủ nhiệm vụ để giao phó hoặc điều đó không có ý nghĩa về mặt tài chính.
Trong trường hợp đó, bạn có thể muốn chọn dịch vụ bảo trì WordPress thay thế. Họ có thể giúp hợp lý hóa và tự động hóa tất cả các tác vụ bạn cần thực hiện để giữ cho trang web của bạn luôn hoạt động tốt và cập nhật, bao gồm:
Tìm và sửa các liên kết bị hỏng
Cập nhật chủ đề và plugin
Sao lưu trang web WordPress của bạn
Xóa bình luận spam
Tự động cập nhật lõi WordPress lên các phiên bản mới nhất
WordPress.org khuyên bạn nên thực hiện các công việc dọn dẹp này khoảng ba đến sáu tháng một lần.
Mặc dù bạn có thể thuê VA để thực hiện những nhiệm vụ này, nhưng sẽ rẻ hơn nhiều nếu chỉ trả tiền cho nhà cung cấp dịch vụ thực hiện công việc cho bạn.
Chúng tôi khuyên bạn nên chọn Dịch vụ WPBeginner Pro. Đội ngũ chuyên gia của chúng tôi cung cấp dịch vụ bảo trì WordPress tốt nhất trên thị trường. Chúng tôi xử lý các dịch vụ sao lưu, cập nhật cốt lõi, cập nhật chủ đề và plugin, tối ưu hóa nội dung, loại bỏ phần mềm độc hại, giám sát thời gian hoạt động, v.v.
Gói Sleep Better của chúng tôi, bắt đầu từ $69 mỗi tháng, cung cấp tất cả các dịch vụ thiết yếu mà bạn cần để chăm sóc tốt cho trang web của mình.
Nếu nâng cấp gói của mình, bạn thậm chí có thể nhận được số giờ dành cho nhà phát triển theo yêu cầu mà bạn có thể sử dụng bất cứ khi nào bạn cần. Điều đó có nghĩa là bạn chỉ cần gọi điện là có thể giải quyết mọi vấn đề.
Để tìm hiểu thêm, hãy xem thông báo Dịch vụ WPBeginner Pro của chúng tôi.
Một giải pháp thay thế khác là sử dụng một công ty lưu trữ WordPress được quản lý như WP Engine, công ty này có thể xử lý hầu hết các dịch vụ bảo trì. Các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ được quản lý đảm nhiệm tất cả các nhiệm vụ quản lý máy chủ như thiết lập máy chủ, bảo mật và bảo trì.
Câu hỏi thường gặp
Độc giả của chúng tôi thường hỏi chúng tôi về cách thuê trợ lý ảo WordPress. Dưới đây là câu trả lời cho những câu hỏi phổ biến nhất:
Trợ lý ảo có giá bao nhiêu?
Giá cho trợ lý ảo khác nhau nhưng nhìn chung sẽ có giá từ 5 đến 50 đô la mỗi giờ, với các VA chuyên biệt và có trụ sở tại Hoa Kỳ có giá cao hơn so với các VA tập trung vào quản trị viên và ở nước ngoài.
Trong khi nhiều người tính phí theo giờ, một số người có thể định giá phí của họ là khoản trả trước hàng tháng từ 500 đến 4.000 USD cho một số giờ nhất định.
Khi nào bạn nên thuê trợ lý ảo?
Là chủ doanh nghiệp, thật khó để biết khi nào nên thuê trợ lý ảo. Nhưng đây là một số dấu hiệu cho thấy đã đến lúc bắt đầu ủy quyền:
Bạn đang dành quá nhiều thời gian cho những nhiệm vụ có giá trị thấp. Tốt nhất bạn nên dành thời gian để tăng thêm giá trị cho công ty của mình theo cách mà chỉ bạn mới có thể.
Bạn đang mất khách hàng vì không thể trả lời email hỗ trợ. Trải nghiệm khách hàng kém sẽ dẫn đến danh tiếng xấu, điều này có thể ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp bạn.
Bạn không giỏi với WordPress. VA có kỹ năng kỹ thuật có thể xử lý việc sửa lỗi WordPress và thực hiện sao lưu, đảm bảo rằng trang web của bạn luôn an toàn và cập nhật.
Bạn đang gặp khó khăn trong việc quản lý nội dung cho trang WordPress của mình. Trợ lý ảo WordPress có thể giúp viết bài đăng trên blog, tạo đồ họa và lên lịch cập nhật nội dung.
Gia công phần mềm có thể mang lại cảm giác không tự nhiên đối với những doanh nhân muốn nắm quyền kiểm soát. Nhưng một phần của việc phát triển doanh nghiệp là đặt niềm tin vào người khác để công ty của bạn có thể hoạt động mà không cần sự quan tâm đầy đủ của bạn.
Điều đó nói lên rằng, nếu bạn chỉ cần trợ giúp để duy trì trang web WordPress của mình thì dịch vụ bảo trì WordPress là giải pháp đáng tin cậy và giá cả phải chăng hơn.
Chúng tôi hy vọng bài viết này đã giúp bạn tìm hiểu cách thuê trợ lý ảo cho trang web WordPress của bạn. Bạn cũng có thể muốn xem hướng dẫn của chúng tôi về các tác vụ bảo trì WordPress quan trọng nhất cần thực hiện thường xuyên và hướng dẫn bảo mật WordPress cơ bản nhất.
Nếu bạn thích bài viết này, vui lòng đăng ký Kênh YouTube của chúng tôi để xem video hướng dẫn về WordPress. Bạn cũng có thể tìm thấy chúng tôi trên Twitter và Facebook.